Gérer ses mails avec la méthode « Inbox Zero »

 Le principe

L’idée ici est de vous présenter en quoi consiste cette méthode de productivité, comment ça se met en place et ce qui fonctionne pour moi.

Le constat de base est le suivant : les mails qui s’entassent peuvent nous peser sur la conscience.

Au mieux, on essaie de ne pas trop accumuler de messages non-lus, on s’efforce de se souvenir constamment quels sont les mails urgents, ceux qui attendent une réponse, ceux qui sont juste du spam… Au pire, on laisse s’entasser le 2342e mail non-lu, on oublie de traiter certains e-mails plus ou moins importants, on n’est pas vraiment « joignable » par mail.

Le concept de l’inbox zero consiste donc à nettoyer notre boite mail pour éviter qu’elle se transforme en TODO-list non contrôlée.

Cela nous permet de garder l’esprit serein devant notre boite vide, car on sait que l’on oublie rien. C’est d’ailleurs le moyen le plus efficace que j’ai pu adopter pour FAIRE les choses jusqu’à aujourd’hui.

Concrètement, comment ça se met en place ?

C’est la partie la plus difficile. Honnêtement.

Il faut voir cela comme un grand ménage de printemps, la technologie en plus !

Un client mail pour les gouverner tous

La première chose à faire, selon moi, c’est de pouvoir gérer l’ensemble de nos boites mails au même endroit. Tout est plus simple lorsque la réception et l’envoi des e-mails se font depuis un seul endroit.

Pour cela, il suffit de configurer et d’utiliser un client mail (il en existe un paquet). Il est aussi possible de configurer GMail pour cela, par exemple. L’embarras est surtout dans le choix.

Il peut être intéressant de créer des labels (ou équivalents) pour distinguer les e-mails entrants en fonction de la boite d’origine.

Archiver est un jeu d’enfant

C’est l’astuce au cœur de la philosophie « Inbox Zero » : archivez !

Commencez votre ménage en archivant l’ensemble des mails de votre boite de réception.

Un client mail qui se respecte vous proposera un bouton pour archiver vos e-mails en toute simplicité. De plus, il doit être aisé de retrouver un message archivé grâce au moteur de recherche. C’est la raison pour laquelle il vaut mieux tout archiver sans trop se poser de question pour commencer.

D’aucuns créent des dossiers pour ranger les mails en fonction de leur nature. En ce qui me concerne, j’ai cessé de le faire, car c’est une perte de temps qui ne s’est jamais révélée utile.

La philosophie qu’il faut adopter est la suivante : la boite de réception sert aux mails non-lus, non-traités, qui attendent une réponse ou une action à planifier. Si un mail a été répondu / traité / n’attend aucune réponse, on l’archive. Si c’est un mail important que l’on souhaite retrouver rapidement plus tard, on peut éventuellement lui ajouter un label si cela nous facilite la vie.

Le concept est donc assez simple, mais efficace. Il ne nécessite rien d’autre que la possibilité d’archiver, un moteur de recherche efficace et de la rigueur au quotidien.

Au quotidien

Au quotidien l’objectif est clair : 0 mail dans la boite de réception.

Avant toute chose, il va sans dire que dédier deux ou trois créneaux dans la journée pour traiter ses e-mails est bien plus efficace que de garder sa boite mail ouverte et de les traiter en continu. Il est rare que cela ne puisse pas atteindre, et il est contre-productif de se laisser déranger par chaque mail qui arrive.

Ensuite, tout est dans l’action. Il faut décider. Vite.

Il faut éviter de laisser trainer les mails et les décisions. Pour cela, il y a plusieurs scénarios.

L’e-mail qui donne des choses à faire

Partons du principe que nous organisons les choses que nous avons à faire dans un système externe, quel qu’il soit : une TODO-list papier, des post-its, un logiciel de gestion de tâches… Personnellement, j’utilise la technique Kanban avec Trello, mais c’est une autre histoire.

Suite à cet e-mail donc, nous avons quelque chose à faire :

• qui n’est pas absolument indispensable : on oublie. On peut éventuellement le noter dans le coin des « choses à faire quand j’ai du temps libre ».
• que quelqu’un d’autre peut faire : on délègue si possible (c’est bête à dire, mais il ne faut pas l’oublier).
• qui peut se faire en 2 minutes : Just. Do. It. Now.
• qui doit être fait à un moment précis : on se planifie un rappel (Calendrier, SMS planifié…).
• qui doit être fait plus tard : on ajoute un TODO dans notre système. C’est planifié, ce ne sera pas oublié ! Il existe une extension Chrome GMail to Trello pour ceux que ça intéresse.

Une fois que c’est décidé, on archive !

 L’e-mail auquel il faut répondre

Si répondre à ce mail prend 2 minutes, on le fait tout de suite et on archive !

Si la réponse demande un peu plus de temps, on laisse l’e-mail de côté dans la boite de réception et on se prévoit un TODO pour répondre à cet e-mail en particulier. On peut ainsi prioriser cette tâche parmi les autres et on ne se stresse plus de ne pas avoir encore répondu à ce mail : c’est prévu !

Ah et une fois que la réponse est envoyée… On archive !

L’e-mail qui n’attend pas de réponse de notre part

On le lit, on prend note, on l’archive. Et hop !

 L’e-mail indésirable

Généralement, la newsletter, la publicité inutile, le mail qui vient juste polluer notre boite (et notre attention).

Avant de l’archiver / supprimer, nous allons prendre 1 minute pour ouvrir ce mail, chercher le lien « se désinscrire » (théoriquement situé en bas du mail) et cliquer dessus.

Ces quelques secondes investies systématiquement vont réduire considérablement le nombre de mails indésirables à l’avenir. C’est un bon investissement !

Bilan personnel

Cela fait un peu plus d’un an maintenant que j’ai adopté cette manière d’aborder ma boite mail.

Le plus gros changement, bénéfique, c’est d’être capable de se décider vite. Ne pas laisser s’entasser les e-mails dans une boite de réception qui devient un énième TODO-list. Ne pas perdre son temps à essayer d’organiser, de classer les e-mails plutôt que de les traiter.

Je suis particulièrement réceptif à cette approche continue, au fur et à mesure, qui s’adapte parfaitement à une méthodologie Kanban. Ma boite mail est devenu fiable, sans être une source de stress. C’est plus simple, plus efficace.

Il y a un paquet d’articles sur la question si vous avez besoin d’aller plus loin. En voici quelques-uns :

• Parvenir au “inbox zéro”, qui reprend ce dont je viens de parler ici avec quelques exemples concrets
• Le guide en 2 étapes pour ne plus se laisser dominer par sa boite mail, un autre article sur le même sujet pour multiplier les points de vue
• Comment j’ai atteint l’inbox zero (et comment vous allez y arriver), qui se focalise concrètement sur le quotidien
• TODO Zero, qui propose une alternative qui consiste à se servir de sa boite mail comme TODO-list